一、明確建設目標

　　檔案資源數字化：將傳統的紙質檔案、音視頻檔案等轉化為數字格式，便于存儲、檢索和利用。

　　檔案管理信息化：建立數字檔案管理系統，實現檔案的自動化收集、整理、歸檔、檢索和利用。

　　服務利用網絡化：通過企業網站或其他網絡平臺，提供檔案資源的在線查詢、借閱和下載服務。

　　二、系統規劃與建設

　　系統框架設計

　　根據企業實際情況，設計數字檔案管理系統的總體框架，包括接口、平臺、網站等組成部分。

　　接口設計：如ERP電子文件自動歸檔接口、OA電子文件自動歸檔接口等，確保各系統間數據的無縫對接。

　　平臺建設：包括檔案管理操作平臺、數字資源圖視化管理平臺、專題推送平臺等，實現檔案資源的全面管理和利用。

　　網站建設：建立WEB檢索利用網站，作為檔案信息資源的管理利用窗口。

　　技術架構與支持

　　采用國際標準OAIS框架結構或其他成熟的技術架構，確保系統的穩定性和可擴展性。

　　使用J2EE、.NET等技術開發管理與利用軟件，確保系統的高效運行。

　　三、檔案資源數字化

　　紙質檔案數字化：利用掃描技術將紙質檔案轉化為數字圖像，并進行OCR識別，提取文字信息。

　　電子文件歸檔：通過系統接口，將各業務系統產生的電子文件實時歸檔到數字檔案管理系統中。

　　多媒體檔案處理：對音視頻檔案進行數字化處理，確保檔案內容的完整性和可用性。

　　四、檔案數據庫建設

　　目錄數據庫：建立統一的檔案目錄數據庫，方便用戶通過關鍵詞、分類等方式快速檢索檔案。

　　全文數據庫：對數字化后的檔案內容進行全文索引，支持高級檢索和全文檢索功能。

　　五、安全措施

　　數據加密與備份：對數字檔案進行加密處理，確保檔案內容的安全性。同時，建立定期備份機制，防止數據丟失。

　　權限管理：設置不同用戶的訪問權限，確保只有授權用戶才能訪問相關檔案。

　　網絡安全：加強網絡安全防護，防止黑客攻擊和數據泄露。

　　六、服務利用

　　在線查詢與借閱：通過企業網站提供在線查詢和借閱服務，方便用戶隨時隨地訪問檔案資源。

　　知識共享與推送：利用數字檔案管理系統的知識管理功能，對檔案信息進行深入挖掘和利用，通過知識共享和推送服務提升企業競爭力。

　　七、持續優化與升級

　　定期維護：定期對數字檔案管理系統進行維護和優化，確保系統的穩定運行。

　　技術升級：關注最新的技術和行業動態，及時對系統進行技術升級和功能拓展。

　　通過以上措施的實施，企業可以建立起一個高效、安全、便捷的數字檔案管理系統，為企業的發展提供有力的支持。